Mira a tu alrededor, documentos por todas partes
Hay un rincón en nuestra casa que nos da pereza extrema y que nos hace postergar tareas pendientes que no nos apetece hacer nada en absoluto. Ese rincón suele estar en un despacho, en la habitación que tenemos cerrada o tras las puertas de ese mueble que nadie quiere abrir. También podemos utilizar la palabra rincón en plural, porque el asunto que nos ocupa tiende a expandirse a nuestro alrededor, fruto del desorden y la mala organización. Hoy hablamos de la montaña de papeles que te mira de reojo para que le prestes atención de una vez por todas y la organices.
Es de lo más normal que veamos tickets por aquí, facturas y cartas por allá, documentos importantes fuera de lugar… Y es que es relativamente fácil perder el control y comenzar a acumular papeles, uno encima del otro y de manera incongruente. Cuando llega el momento de la verdad y necesitas echar mano de algo, no lo encuentras. Por supuesto que no lo encuentras, es imposible, o al menos, sin dedicarle un buen rato.
Ordena los documentos por categorías
Para todo lo relativo al orden, debemos acudir a la fuente de sabiduría en la materia, que no es otra que Marie Kondo. En su libro “La magia del orden”, la autora nos explica cómo organizar nuestra casa, nuestra ropa, nuestras cosas y también, nuestros documentos. La lógica es muy similar para todos los elementos: se trata de poner todo sobre la mesa y ordenar por categorías. Estas categorías serían: documentos pendientes, documentos que necesitamos conservar durante algún tiempo, documentos imprescindibles y documentos con valor sentimental.
Un documento pendiente puede ser el ticket de un regalo que acabas de hacer, una factura que tienes pendiente de entregar. Consérvalos en un lugar específico para ellos y al que debes acudir con cierta frecuencia para mantenerlo al día. Es un lugar de transición, no de acumulación.
En cuanto a lo que necesitamos conservar durante un tiempo lo podemos ordenar por categorías y por fecha, etiquetado y archivado. Así, cuando debamos añadir algo, nos será muy sencillo acudir al lugar preciso de almacenamiento. También, una vez haya cumplido su cometido, ese documento será fácil de localizar y eliminar.
Hay documentos imprescindibles que debemos guardar y tener a mano por su importancia. Por ejemplo, las escrituras de la vivienda o la hipoteca, títulos académicos. los relacionados con la salud o los documentos legales deben tener un espacio específico y diferenciado.
Por último, la autora nos habla de los documentos con valor sentimental. Esta categoría no debe ser un pozo sin fondo en el que acumular papeles por encima de nuestras posibilidades habitacionales. Los dibujos de nuestros hijos, la entrada de aquella sesión de cine que fue tan especial o el libreto de una obra de teatro de hace ya demasiados años pueden tener cabida, pero con mesura. Al tenerlos delante, debemos valorar si verdaderamente los necesitamos o cómo de bien nos hacen sentir.
Como en cada reorganización o limpieza, Marie Kondo nos propone que agradezcamos la función que han desempeñado por nosotros a esos elementos que vamos a eliminar. Es probable que, de esta manera, deshacernos de ciertos papeles con valor sentimental sea menos difícil.
Algunos consejos adicionales
El orden y la organización de nuestros documentos es más sencilla si aplicamos un mínimo de disciplina. De nada sirve eliminar esa montaña de papeles si luego no mantenemos el orden en el tiempo. Tener esta pequeña dosis de disciplina nos proporciona posteriormente mucha paz mental. Acudir al archivador, a la pestaña concreta donde está lo que hemos conservado y encontrarlo, da una satisfacción enorme.
Además de la disciplina, te pueden ayudar un escáner y un destructor de papel. Digitalizar los documentos y destruir los originales, te puede ayudar a limpiar los espacios y mantener el orden. También hay un primer paso que es solicitar facturas o tickets digitales que nos lleguen a nuestro correo electrónico. Nuestra bandeja de entrada merece un capítulo aparte sobre la organización, por descontado.
Aprovecha la vuelta a la rutina y al cole para comenzar con un propósito de nueva temporada, sostenido en el tiempo y que te dará pequeñas satisfacciones diarias.
Autora:
Gema Armenta
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